ビジネスシーンにおけるメールマナーでは、「3MB以上の大容量ファイルを添付しない」ことが基本です。ダウンロードに時間がかかるなど、相手に迷惑がかかってしまうことが。この場合は容量を小さくするか、無料のファイル転送サービスを使うのがおすすめです。
では、本題！
実際のメール文章を見ながら“5つのポイント”で、それぞれをあらためてチェックしていきましょう。
【ポイント1】アドレスの名前は失礼がないように
アドレス帳に登録した名前は相手に表示されるので、「○○商事○○○様」とフルネームに敬称をつけて登録すること。呼び捨てや○○さんと名字だけになっていないか確認を。
【ポイント2】件名は用件がひと目でわかるようにする
受信トレイにずらっとメールが並んでいても、パッと見て用件が伝わる件名をつけましょう。内容がわからないメールは、見落とされる可能性も。
【ポイント3】宛名は「社名＋部署名＋○○様」が正式
同じ内容で2度以上やり取りが続く場合は、会社名と部署名を省き、「○○○○様」と名前だけでもOKです。
【ポイント4】3～5行ごとに改行し、空白をつくる
1通のメールに用件をいくつも書かないのがベター。複数ある場合は、箇条書きを用い、読みやすい工夫を。本文30行以上になる長い文章も、用件が伝わりにくく、相手にストレスを与えるので注意！
【ポイント5】ビジネスメールに署名はマスト
いちいち書く手間を省くため、署名設定をしておくことは必須。時間短縮にもなり、電話番号などの間違いも減るはず。かわいくアレンジしてもいいですが、ビジネスシーンではシンプルがいちばんです。
他に、「急ぎの用件はメール＋電話で確認」すること。メールは相手がいつ読むかわからないうえ、届いていても見過ごしている場合も。重要な案件や急ぎの場合は、メール＋電話で連絡がマストです。
最後は、会議室や会食、エレベーターなどで迷ってしまう「座る位置・立つ位置」を勉強していきましょう！（さとうのりこ）
『CanCam』2016年5月号（小学館）
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