「報告」と「連絡」の違いって何？ビジネスで正しく使おう！
ビジネスで大事にされる「報連相」という言葉。社会人になって最初に身につけなければならないスキルのひとつでもありますよね。では「報告」と「連絡」と「相談」って何が違うのでしょうか？ 今回はこの3つの違いや、上司などに上手く情報を伝えるポイントを解説します。
Contents
「報告」と「連絡」の違いって？
報連相の中の、報告と連絡って似たような意味でどちらを使えばいいかわからないことってありませんか？ まずは報告と連絡の違いをご紹介します。
報告とは
ほう‐こく【報告】
告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。
辞書で調べてみると、任務を与えられた人が経過や結果を伝えること、とあります。
連絡とは
れん‐らく【連絡／聯絡】
1 関連があること。
2 気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。
3 二つの地点が互いに通じていること。また、異なる交通機関が一地点で接続していること。
連絡も辞書で調べてみました。ビジネスで使われる連絡は（2）の意味ですね。これらの2つの違いを比べてみると……。
報告と連絡の違い
報告とは何らかの指示を受けた人が、その結果や現在の状態などを相手に知らせることをいい、連絡とは相手に情報や考え・気持ちを伝えることをいうんですね。報告の前には任務や指示などがあることが多いですが、連絡は特に指示などは必要ありません。
また、報告は何らかの物事がある程度片付いた段階で行うことが多く、連絡は突発的に行うことが多いという点も違います。
報告や連絡と相談の違いは？
報告と連絡の意味と違いがわかったところで、報連相の残りのひとつ、相談との違いも見てみましょう。
相談とは
そう‐だん〔サウ‐〕【相談】
1 問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。
2 どう行動するかを決めるのに、何かと考え合わせること。
相談は相手の意見を聞いたり話し合ったりすることです。報告や連絡が一方通行であることが多いのに対し、相談は2人の間の会話を基本とする点が違いますね。
上手く報告をするポイント
社会人としてきちんと身につけておきたい相談のスキル。上司に上手く相談をするには何に気をつければいいのでしょうか。ポイントをご紹介します。
「結論」→「説明」の順にする
報告で重要なことは、最初に結論を伝えること。そうすることで、ダラダラと無駄に長く話す必要がなくなります。
あらかじめ要点をまとめておく
報告に限らず、話すのが上手くない人は頭の中で話したいことがまとまっておらず、自分でも何が重要かわかっていないことがしばしばあります。そうならないために、あらかじめ要点を整理してまとめておくといいでしょう。
タイミングは作業の完了時またはトラブル発生時
報告はいつするかが重要です。上司から特別な指示がない限り、言われたタスクを終えたタイミングで問題ないでしょう。ただし途中でトラブルが発生したり、どうしたらいいのかわからなくなったらすぐに報告をするのがルールです。
上手く連絡をするポイント
続いて、連絡を上手くするポイントを解説します。
連絡手段を使い分ける
連絡はひとりの相手に対してでなく、複数の人に同時に行うことも多いですよね。そのため、相手の人数などによって連絡手段を使い分ける必要があります。相手がひとりの場合は電話や面と向かって話すのがよく、複数同時に伝えたいことがあるのならメールが便利です。
連絡しなければならない人に漏れがないようにする
連絡をしなければならない人が複数いる場合には、漏れがないように注意してください。メールを送る際には、メインの送付先以外にもCCなどを最後にチェックするのがおすすめです。
報連相に最適なタイミング
報連相っていつしたらいいのわからなくて悩むことがありますよね。そんな人のために最適なタイミングをご紹介します。
◆タイミング1．指示を出されたとき
最初に指示を出されたときは、質問をするベストなタイミングです。そこでわからないことをうやむやにせず、すべて聞いておくことで、その後の作業が楽になります。
出された指示に対して何をどうしたらいいのか全く見当もつかないときには、「経験がなく手順がわからないのですが、参考になるものはありませんか？」などと聞いてもOKですよ。
◆タイミング2．作業が30％くらい進んだとき
指示内容を完璧に理解していたつもりでも、上司の考えていたものと別のものができ上がってしまい、最初からやり直しとなることも少なくありませんよね。そんな事態を防ぐために、作業が30％くらい進んだ時点で一度上司に確認してもらいましょう。
問題なければそのまま進めていいですし、イメージと違えば「もう少しこういう感じで」と伝えてくれるはずです。
◆タイミング3．「考えてもわからないこと」が発生したとき
作業を進めていく中でわからないことがあったら、まずは自分なりに考えてみましょう。それでもわからない場合は、自分の考えを伝えつつ上司に相談してみてください。何でもかんでも聞くのは嫌がられる可能性がありますが、考えてわからないことは早めに聞いて問題を解決したほうが、会社や部署のためになります。
【まとめ】
ビジネスでは絶対に欠かせない報告・連絡・相談の違いや上手くするポイントを解説しました。コミュニケーションは人間関係の土台です。ポイントを押さえた報連相ができれば、仕事場でも一目置かれる存在になれるかも？
