仕事の文章で「言いたいことを感じ良く伝える」5つのコツ
リモートワークする人が増え、上司や同僚と「文字だけ」でコミュニケーションをとりあう機会も増えています。
メール、チャット、社内SNS……など、文章だけでやりとりするのって結構気を遣うものです。
「言いたいこと、伝わってるかな？」
「この書き方、“感じ悪い”とか“なんとなく冷たい”と思われないかな？」
顔が見えない分、そんな悩みも生まれがち。
ビジネスメールなどの文章で言いたいことを感じ良く伝えるには、ちょっとしたコツがあります。
今回は「文章でコミュニケーションをとるコツ」について、仕事柄メールやチャットをたくさん使うライター＆エディター（編集者）にリサーチしました。
■メール、チャット…文章で「言いたいことを感じ良く伝える」5つのコツ
【1】ポジティブな言葉を積極的に伝える
文字だけのコミュニケーションでは、感情や言葉のニュアンスが伝わりにくいもの。だからこそ「嬉しい」「ありがとう」といったポジティブな感情については、普段よりも積極的に伝えるのがベターです。
もしあなたが後輩の仕事を手伝って、その後輩からお礼のメールが来たとします。
・「ありがとうございました。」というメール
・「ありがとうございます、本当に助かりました。お気遣い嬉しかったです。」というメール
どちらの方がより感謝の気持ちが伝わってきますか？
「嬉しいです」「助かりました」「そのアイデアは素晴らしいと思います」といったポジティブな言葉は、「言わなくても分かるだろう」なんて思わず、どんどん伝えていきましょう。
【2】クッション言葉を取り入れる
クッション言葉とは、「言いにくいことを伝える際にマイナスの印象を和らげてくれる言葉」のことです。
とくに「お願い」や「お断り」をするときは、このクッション言葉があるかないかで、かなり印象が変わります。
・おそれいりますが
・恐縮ですが
・申し訳ありませんが
・ご都合がよろしければ
・差し支えなければ
ビジネスメールでは、こうしたクッション言葉を状況に応じて取り入れていきましょう。
【3】説明は省かない
文章のみで報連相（報告・連絡・相談）をするときは、簡潔さよりも丁寧さを意識しましょう。もちろん短いメールで適切な説明ができれば一番良いのですが、省略しすぎて大事な情報が伝わらないのはNGです。
たとえば「明日の予定空いてますか？」とだけ書いて送ってしまうと、受け取った方には「どうして私？」「どんな用事なの？」「何時から何時まで？」とたくさんのハテナが生まれます。説明が足りないとメールの往復回数が増え、忙しい相手にとって迷惑にもなりかねません。
最初のメールに「明日、◎◎さんが以前担当されていたA商事とのWeb会議があり、可能であれば同席していただきたく思い連絡しました。明日の○時〜○時の予定は空いていますか？」と説明がきちんと書かれていれば、納得して返信しやすくなります。
ビジネスメールやチャットでは「分かってくれるだろう」という油断は禁物です。とくに頼み事や提案では、事情や経緯までしっかり説明しましょう。
【4】「結論」→「説明」の順番で書く
「事情を説明しようとするとダラダラした文章になりそう」と心配な場合は、伝える順番に工夫をしましょう。「結論」→「説明」の順番で書くとスッキリ伝わりやすく、おすすめです。
忙しいときに延々と続くメールを読むのは、誰にとっても苦痛です。説明が長くなりそうだなと思ったら、
「お疲れ様です。A社の商品納期の件でご連絡しました。じつは昨日、工場からこのような連絡があり……」
というふうに、「結論」→「説明」の順番を意識してみてください。
【5】ちょっとだけ「私」を見せる
文章の難しいところは、なんと言っても「誤解されやすいところ」です。丁寧に書いたつもりが「なんだか冷たい」と思われたり、くだけた文章を書いたつもりが「ふざけすぎ」と思われたり……。そんな経験、あなたにもありませんか？
「丁寧でビジネスにふさわしい文章だけれど、なんとなく親しみやすい」そんな印象を与えるには、少しだけ工夫が必要です。TPOにもよりますが、仲の良い同僚や上司が相手なら、あえて柔らかめの文章を意識してみるのも良いでしょう。
具体的には、
・文末の「。」をいくつか「！」に変える
・「わあ！」といった感嘆詞を使ってみる
・メールの最後にちょっとだけ雑談を書き添える
……など。これらの工夫は文章を一気に柔らかくしてくれます。
公私の「公」だけでなく「私」の部分をちょっとだけ見せると、仕事の上でも良い関係性を作るのに役立ちます。
ちなみに、メールの最後に雑談を書き添える場合は「ちょっとだけ」がポイントです。「お元気ですか？」「今コレにハマっています」など数行程度に留め、仕事そっちのけで雑談しないようにご注意を。
文章のイメージは、少しの工夫で大きく変わります。ビジネスメールを上手に活用し、言いたいことを感じ良く伝えるコツを身に着けていきましょう。
（豊島オリカ）
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