社会人なら知っておきたいビジネスマナー。メール、名刺交換、言葉遣いは？

新社会人のみなさん、入社おめでとうございます！

いつでも『初めて』って楽しみな反面どこか不安だし細かいことまで気になっちゃうものですよね。

基本的なマナーはなんとなく分かっているものの、これって社会人としてはありなの？と思うことが多々あると思います。

■メール、名刺交換、言葉づかい…いまさら聞けないビジネスマナーまとめ

ということで今回は、新社会人がいまさら聞きづらい『社会人のマナー』に関する情報をCanCam.jpの過去記事からまとめてみました！

■メールの文章は“簡潔で読みやすく”がポイント！

いままではLINEで手軽に送っていたけど、メールの書き方っていまいちよく分からない……。教えてもらえる機会もなければ送る機会もあまりなかったので不安ですよね。

実際のメール文章を見ながら、それぞれをチェックしていきましょう！

【ポイント1】アドレス帳に登録した名前は相手に表示されます。○○商事○○○様というように『フルネームに敬称』をつけて登録しましょう。

【ポイント2】件名は用件がパッと見てわかるように。

【ポイント3】宛名は「社名＋部署名＋○○様」が正式。ただし同じ内容で2度以上やり取りがあるのならば名前だけでもＯＫ！

【ポイント4】1通のメールに用件をいくつも書かないのがベター。複数ある場合は、箇条書きを用い、読みやすい工夫を。3～5行ごとに改行し、空白をつくると見やすいです。

【ポイント5】ビジネスメールに署名は必須。間違いを起こさないためにも署名設定をしておくことをお勧めします。

【おまけ】添付ファイルは3MB以下にすること、急ぎの用件はメール＋電話で確認すること

何事も丁寧さが重要ですね。特にポイント1のアドレス登録は、うっかり呼び捨てで登録……なんてこと、身に覚えはありませんか？　みなさん今一度ご確認を！

★参照：ビジネスシーンの基本マナー、それ大丈夫？【メールの書き方編】

■紙一枚だと言って侮ってはいけない！　名刺交換のポイントとは……？

名刺=初めて会う相手に、自分は何者かを伝える身分証明書といっても過言ではありません。自分の名刺を手にしてやっと社会人としての実感がわくと思う人も多いのではないでしょうか。

これを機会に名刺交換のポイントを学びましょう！

【名刺交換の基本的な流れ】

（1）テーブル越しや座ったままではなく、立ち上がって名刺を手元に準備しましょう。

（2）会社名と自分の名前をはっきり名乗り、会釈しながら両手で胸の高さに名刺を差し出す。（もちろん相手が読める向きで！）

（3）受け取るときは「ちょうだいいたします」とひと言。相手の名刺を両手で受け取る。
ただし名刺を片手で渡されたときは、“同時に名刺交換しましょう”という合図。相手が右手で名刺を差し出したら、名刺入れを持っている左手で受け取ります。

【名刺交換の基本三原則】

～1対1（社内）の場合～
差し出す順番は「目下（新人）から先に」差し出す
目下の人（新人）から名刺を先に差し出します。
もし相手が先に名刺を差し出してきたら、すぐに「ご挨拶が遅れまして、失礼しました」とお詫びして、自分の名刺を差し出しましょう。

～訪問先の場合～
訪問先では「訪問した側から先に」名刺を差し出す
訪問する相手が現れたら、すぐに立ち上がって挨拶をし、名刺を交換します。名刺は、訪問した側から先に差し出しましょう。
なお、訪問した側が、相手よりも下に名刺を差し出すのがマナーです。

～複数人の場合～
交換する順番は「上司が終わってから」
複数人で名刺の交換をする際は、地位の高い人同士から順番に名刺交換を始めるのがルールです。渡す順番も、先方の上司→部下の順が正解です。

★参照：ビジネスシーンの基本マナー、それ大丈夫？【名刺交換編】

■ＳＮＳのマナー、あなたは間違っていませんか？

LINEをはじめ、Facebook、Twitter、Instagramなど今ではコミュニケーションツールとして欠かせないSNS。
今まではプライベートで使っていたけれども社会人となればビジネスとして使ったり見られたりすることも多々あります。
まず、みなさん、それぞれのSNSがどんな役割を持っているか、理解できていますか？

●Facebook……実名＆顔出しが求められる公の場。どちらかというとビジネス向け
●Twitter……情報を発信したり集めたり、拡散するのに適しています
●LINE……ごく親しい間柄の人とのクローズドなコミュニケーションの場
●Instagram……好きなもの、きれいなものを見て楽しむ画像共有サービス

言われてみれば「確かに」と思うものの、Facebookもプライベートな写真がたくさんで、実際は断りたい、という人も少なくないはずです。では、少し聞きづらい「SNSマナー」を確認しましょう！

Q1.上司や先輩からの友達申請、受けたくないときには、そう伝えても大丈夫？（IT・32歳）

A.ビジネスマナーの基本としては、「会社内の人間関係をくずさないこと」が最も大切。申請が来たら断らないのがマナーですが、どうしても読まれたくない内容がある場合は、公開範囲を限定しましょう。

もしくは、「プライベートでやっているので……」と、ストレートにかわいく言ってみては？　いずれにせよ、「無視や放置」は厳禁です。

Q2.勤務中、取引先の方の投稿であっても、コメントをつけるのはマズイですか？（金融・37歳）

A.就業時間内にSNSを使用することが、服務規程違反になる会社もあります。まずは自分の会社の服務規程を確認しましょう。ただ、会社のPCで情報漏洩やウイルス感染してしまうと損害賠償ものなので、就業時間中はNGと思っていたほうがいいですね。Facebookにコメントを残すと投稿時間も記載されるので、うかつなことは避けましょう。

Q3.仕事のやりとりにSNSを使うと便利なんです。でも、社外のクライアントには失礼にあたりますか？（広告・36歳）

A.業種にもよると思いますが、失礼かなと思う気持ちの一方で、利用できるものはしたいですよね。使っても大丈夫か、最初にお聞きしましょう。ただし、メッセージを送ることで、先方が転送や同報メールをする必要が出てきそうな場合は、手間をかけてしまうので避けましょう。

会社関係の人は、今までのような「なんでも見せ合える友達」ではなく「ビジネスパートナー」として付き合うのでバランスが難しいですね。ただ、うまく使えばとっても便利。ストレスにならない範囲で活用していきましょう。

★参照：仕事のやり取りにSNSはアリorナシ？いまさら聞けない「SNSマナー」【ビジネス編】

■会食編、タクシー編、言葉遣い編などなど……まだまだあります！

なんとなくこうだろうと思っていたビジネスマナーも意外と勘違いが多い……。後々恥ずかしい思いをする前にビジネスでありがちなシチュエーションのマナーをチェックしましょう！

【会食編】
Q.あまり体調が良くないが、無理せずお酒の席に参加するには、どのようにすればいい？　
A.薄めのジントニックなどやや強めのお酒をグラスに口をつける程度にして置いておくほうが、無理してビールを飲み切るよりおすすめです。それでもつらかったらソフトドリンクとアルコールを交互に飲みましょう。

【タクシー編】
Q.上司とふたりでタクシーに。大きな荷物を持ったあなたを気遣った上司が後部座席を譲り、自らタクシーの助手席へ。ひとりで後部座席に乗り込んだあと、荷物はどこに置くのがいい？　
A.隣の席が空いてはいますが、本来上司が座るべき広い後部座席を上司に譲ってもらったのだから、自分の荷物は足元に置いておく……というのが部下の配慮というもの。もしくは、上司の荷物を受け取り、後部座席に置いておくのも◎。

【挨拶・ふるまい編】
Q.商談はいかなることがあろうとも、相手から目線を外してはいけない？　
A.ずっと目を合わせておくのではなく、一瞬視線を外すくらいが、お互いに疲れず会話に集中することができます。
上を見ると白目が見えてしまいあまりエレガントではないので、たまに伏し目がちにする、というのがおすすめです。

【言葉遣い編】
Q.「了解しました」「かしこまりました」「承知しました」の使い方が良く分からない……
A.「承知しました」は社内、「かしこまりました」は社外で使いましょう。
「了解」は、実際使っている人もとても多い言葉ですが、ビジネスマナーとしては正しくありません。
社内の人には「承知しました」、社外の方にはより丁寧に「かしこまりました」を使うのが適切です。

【メール編】
Q.続きがちなお礼メールのやりとり…何回まで続けるのが正しい？　
A.自分から送って相手から返信が来たら、それ以上送る必要はありません、1往復で十分です。
それでもうっかりメールが続いてしまいそうなときは、「お忙しいかと思いますので、返信は結構です」などと明記するのもアリ。