しかし、これはあくまで書式の話。肝心の中身は、どのようにまとめれば…？ そこで、浅田さんが編み出したコツの中から、今すぐ真似できるものをいくつかご紹介します。
●情報や考えを整理するときは、とりあえず「手書きで」！
アイディアを出したり、情報や考えを整理したりする段階では、パソコンよりも手書きがオススメ。なぜならば、「そもそも『整理する』、あるいは『考えをまとめる』という行為は楽な行為」ではなく、「嫌な仕事、乗り気でない案件ほど、つい後回しになってしまう」から。パソコンで作業をするより、とりあえず手書きで思いついたことを書くことで、「整理する」ことのハードルを下げよう、というのが浅田さんの考えです。
●「そもそも何のために、この『1枚』を作るのか？」をとなえる
浅田さんがトヨタで働いていたとき、「仕事の目的を見失いかけていると、上司は『そもそもこの仕事、何のためにやっているんだっけ？』『そもそもこの書類、何のために作っているんだっけ？』」と問いかけ、「『そもそも』という言葉によって、軌道修正をしてくれた」そう。“1枚”を作るときも、この“そもそも”が大事。「書類の『読み手』をはっきりさせる」、そして「その相手にどのような反応をしてもらいたいかを考える」ことができれば、迷走しません。
●「書類を見せながら、指をさす」
トヨタで働いていたとき、浅田さんは仕事がデキる先輩たちが上司へ相談や報告をする際、書類を指でさしながら説明していることに気づきました。早速真似をしてみたら、「それ以前に比べて相手の注意をグッと引きつけることができ、伝わりやすさも大きく変わることを実感した」そう。せっかく頑張って“1枚”を完成させたなら、それをきちんと相手へ届けたいですよね。とてもシンプルなことですが、やってみる価値がありそうです。
この他にも、ペンで色分けをしたり、小さなフレームを使ったりして情報を整理する方法など、浅田さんのテクはたくさんあります。“自分の提案がなかなか通らない”“ひたすら残業をしている気がする”……という方は、ぜひチェックしてみてください。働き方がガラリと変わるきっかけになるかもしれません！（芝山裕子）
『トヨタで学んだ「紙1枚！」にまとめる技術』
著者／浅田すぐる 1,400円＋税（サンマーク出版）
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