仕事中の「調べもの」を時短するコツ3つ
仕事で調べものをする機会って、何かと多いものですよね。ときには「調べものをしていたら気づけば一日が終わってしまった」なんてこともあるのでは？
オウケイウェイヴ総研が全国の会社員1,000名を対象に行った社内業務に関する調査によると、ビジネスマンが調べものに費やす時間は1日平均1.6時間。日本全体で調べものに費やされている賃金は、1日あたり約1,057億円にものぼることが分かりました。
膨大な時間とお金が費やされている「調べもの」。時間をかけず上手にこなすコツはあるのでしょうか？ リサーチのプロに聞いたコツをご紹介します。
▼「忙しいのに…」調べものにストレスを感じる人は75％もいた
仕事はたくさんあるのに調べものに時間を取られて、「イヤだな〜」と感じることはありませんか？ 忙しい社会人にとって、結構大きなストレスですよね。
調べものに「時間を取られてしまっている」と感じる人は、実際どれくらいいるのでしょうか？ 先述の、社内業務に関する調査結果を見てみましょう。
Q.あなたは、仕事で調べものをしていて時間を取られてしまっていると思いますか？
とても思う 18.6％
やや思う 44.3％
全国の会社員1,000人のうち、計62.9％が「調べものに時間を取られてしまっている」と答えました。
さらに、そのことにストレスを感じている人はというと……。
Q.あなたは、仕事上での調べものによって時間を取られることにストレスを感じていますか？
とても感じている 22.0％
やや感じている 53.0％
ストレスを感じている人は、計75.0％もいました。
▼どうしてあんなに時間がかかる？みんなが思う理由はコレ
それにしても、なぜ調べものってあんなに時間がかかるのでしょうか？ 理由を探ってみましょう。
Q.あなたが思う理由を以下の中よりすべてお答えください。
新しい知識を多く必要とする業務のため 57.6％
知りたい情報が一箇所にまとまっていないため 56.4％
知りたい情報がどこにあるか把握できていないため 32.4％
調べ方が整っていないため 27.5％
その他 0.5％
職種や職場環境による、さまざまな理由が見えてきました。
理由のうち、「新しい知識を多く必要とする業務のため」というのは変えられないかもしれません。でも他のものは、職場の環境や自分自身のやり方を変えることで改善できそうです。
▼みんなが職場に望むこと。こうしたらもっと楽になる！
まず職場の環境について、どんなふうに変えたらうまくいくでしょうか？ みんなの意見を見てみましょう。
Q.仕事中に調べ物をする上で「職場に望むこと」として、あてはまるものを以下の中よりすべてお答えください。
社内ツール・システム関連の整備 34.3％
社内の情報共有体制の整備 34.0％
情報収集の時間 24.3％
社内外の資料拡充 20.0％
資料室や図書室の整備 15.6％
その他 0.3％
職場環境を変えるヒントがいくつも出てきました。
とくに多かった意見は、「社内ツール・システム関連の整備をしてほしい」「社内の情報共有体制の整備をしてほしい」というもの。
これは、たとえばクラウド上に「お客さまからの質問リスト」を作って職場全体で共有し、分からないことがあればまずそれをチェックする、といった工夫が考えられます。
また「情報収集の時間がほしい」という人もたくさんいました。
こちらは上司の協力がないと難しそうにも思えますが、工夫次第で変えられる可能性はあります。たとえば調べものを頼まれたときに「リサーチのため明日まで時間をいただけますか？」と一言、期日を確認しておくと良いでしょう。何も言わずにリサーチを開始するよりも、時間を確保しやすくなります。
▼リサーチのプロに聞いた！「調べもの」を速く上手にこなすコツ
では、「調べものをする時間」そのものを短縮するコツはあるのでしょうか？
毎日大量のリサーチをこなす必要がある、広告関連企業で働くベテラン社員の方々に、上手な「調べもの」のコツについて伺いました。
▼リサーチのプロに聞いた！「調べもの」を速く上手にこなす3つのコツ
●コツ1 先輩に聞いてみる
今から調べようとしている物事について、似たような調べものをしたことがある人が周囲にいないか探します。もしいたら、その人にまず軽く話を聞いてみます。（ただし、いきなり丸投げ……にならないよう注意。）
調べようとしている業界や、自社と性質が似ている企業、似たプロジェクトなどに関わったことがある人などは、要チェックです。
●コツ2 最適な「検索ワード」の見つけ方
情報をネットで検索するとき、「どんなキーワードがいいのかな」と悩んでいるうちに時間がどんどん過ぎてしまったりしませんか？
リサーチ上手な広告関連企業の皆さんが心がけているのは、「特定のキーワードにこだわらないこと」です。
まずなんとなく「いいかも」と思ったワードで調べて、検索結果を2〜3ページ（20〜30件）チェックします。もし「ちょっと違うな」と思うサイトばかり出てきてしまったら、すぐに別のワードに切り替えます。
一見遠回りなようですが、ひとつの検索ワードにこだわって何十ページも深掘りしていくよりも、2〜3ページずつ結果を見ては切り替えていくほうが、結果的に効率よく情報収集できるのですね。
もうひとつ、「一度幅広いワードで検索してみて、その結果を元に絞り込んでいく」というのもおすすめとのこと。
たとえば「カフェ」というワードで検索してみて、「もう少し場所を絞り込みたいな」と思ったら「カフェ 新宿」に変えてみる。さらにカフェを利用するのが日曜日なら、「カフェ 新宿 日曜営業」といった複合ワードで絞り込んでみる、という流れです。
このコツは、プライベートでは自然にできている人も多いですよね。これを仕事にも応用してみましょう。（例：「貸し会議室 港区 30名」など）
また、GoogleやYahooといった検索サイトに加え、「Yahoo!知恵袋」「OKWAVE」などのQ&Aサイトも案外使えるそう。
Q&Aサイトとは、質問・疑問に対して知識を持った人が答えてくれるサイトのこと。調べたいことと似た質問をしている人がいないか検索してみたり、ものによっては実際に質問してみたりして、Q&Aサイトを上手に活用するのも調べものの時短に繋がります。
●コツ3 人脈を広げておく
コツ1の「まず先輩に聞いてみる」を実践するためにも、日頃から人脈を広げておきましょう。
人脈なんて言うと難しそうに聞こえますが、要は「分からないことがあったときに質問できるくらいの良好な関係を、いろいろな人と保っておく」ということです。
具体的に意識すると良いのは、「好奇心旺盛でいること」と「他人に興味を持つこと」。
今の自分には興味ないと思えることでも、「では、どうしてそれを好きな人がいるのかな？」「どんなところが魅力なのかな？」と考えるだけで興味の幅が広がります。
また社内外の誰かと関わるときには、その人が担当している仕事の内容だけでなく、服装・持ち物・雰囲気などを観察してみます。
「この人はどんなものが好きなんだろう？」と分析してみたり、好きそうなものの話題を振ってみたりすると、だんだんと相手に興味が湧いてきます。雑談で出た趣味の話を「それってどんなものですか？」「何がきっかけで始めたんですか？」などと掘り下げて聞いてみるのも良いでしょう。
そうして知った相手の得意分野をなんとなく覚えておくと、何かの拍子で自分の仕事とふっと繋がって、困ったとき「あの人に頼ってみよう」と思える人脈が蓄積されていきます。
3つのコツを活用して、必要以上にかかってしまいがちな「調べものの時間」を短縮し、仕事の効率をアップしていきましょう！（豊島オリカ）
