【Q1】電話が鳴ったら「5コール以内」にとる
「NO」。ビジネスの現場では、呼び出し音が3回を超えるのは相手に失礼にあたります。万が一、3コール以上待たせてしまった場合は、第一声で「お待たせいたしました」と出るのがマナーです。
【Q2】「30秒以上」待たせない
「YES」。保留が30秒を超えると、「忘れられたのかも」と不安を抱いてしまうもの。とりつぎに時間がかかりそうな場合は、「少々時間がかかりそうですが、お待ちいただけますでしょうか」と、了解を得るように心がけを。
【Q3】名前が聞き取れなかったら聞き直してもOK
「NO」。電話が鳴ったら手元にメモを用意し、相手の会社名と名前を必ずメモをとる習慣を。正確に電話をとりつぐためにも、うまく聞き取れなかった場合は、「お電話が遠いようですので、もう一度お願いします」などていねいに聞き直しましょう。
いかがですか？
また、電話をとりつぐ相手が、すぐに電話に出られないこともあります。そんなときはこう対応すれば焦らずにすみます！
■離席中のとき……
「あいにく○○は席を外しております。戻り次第、折り返しこちらからお電話いたしましょうか」と答えます。トイレ、会議、接客中など、社内で取り込んでいる場合、その理由を細かく伝える必要はありません。
■外出中のとき……
「あいにく○○は外出しております。△時には戻る予定でございますが、いかがいたしましょうか」と答えます。外出の事実や帰社時間を伝えるのはOKですが、訪問先まで詳しく伝えるのは控えること。
■電話中のとき……
「申し訳ございません。○○はただいま別の電話に出ております。いかがいたしましょうか」または、「～折り返しこちらから電話いたしましょうか」と提案し、相手の指示を聞くのも正解です。
入社2年目以降の社会人であれば「これ常識でしょ？」と思うことも、入社1年目では、すべてが初めてのこと。
特に、電話で姿の見えない相手には緊張してしまうものです。
まずは、「早口にならない」「明るくハキハキと」、そして「下を向いて話さない」というのも大事。人は、下を向きながら電話をすると声のトーンも下がって、相手にはモゴモゴとした印象で伝わります。
さて、「電話のとりつぎ」の基本をマスターしたら、次は、「ビジネスメールの文章」のルールを覚えていきましょう。（さとうのりこ）
『CanCam』2016年5月号（小学館）
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