コロナ禍にすっかり定着した「オンライン会議」。その性質上、「このマナーってどうなんですか？」と気になりつつも聞くタイミングを逃し、なんとなく自己流でやっている、という方も多いのではないでしょうか？
本日はそんな「意外と知らないオンライン会議のマナー」についてご紹介します。
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マナーコンサルタント・ビジネスデザイナー
西出ひろ子さん
ヒロコマナーグループ代表。参議院議員などの秘書を経て、マナー講師として独立。企業の人財育成を行ない、唯一無二の手法で結果と成果を出す指導は「マナーの賢人」として「ソロンモン流」(テレビ東京)などのドキュメンタリー番組で紹介される。NHK大河ドラマや映画、CMなどのマナー監修、俳優、タレント、モデルへのマナー指導も行う。著作監修本は国内外で100冊以上、著者累計100万部を超える。社会人として必要なビジネスマナーのすべてを図解で紹介した「改訂新版 入社1年目 ビジネスマナーの教科書」（プレジデント社）は15万部突破。最新刊は「マンガでカンタン!マナーとビジネスの基本は7日間でわかります。」(Gakken)が7月発売予定。
公式HP http://www.hirokomanner-group.com
【前提】オンライン会議は、はっきりと厳しいマナーの型が決まっていない部分も
「コロナ禍で一気に発達・浸透したオンライン会議。みなさん大変な時代を過ごしたこともあり、『細かいことは気にせず、健康が一番』と、その時期に仕事のマナーもあまり厳しくなくなった傾向にあります。それに伴って、実は厳密なマナーの型は決まっていないというのが現状です。とはいえ、若手の方は『できるだけ失礼がないように』と気になっている方も多いです。今回はこれだけは守っておきたい、という内容をご紹介します」
【1】オンライン会議も遅刻厳禁
「対面の会議に遅れることはない方でさえも、オンラインだと遅れて参加してしまうケースも少なくありません。特に、家や会社以外のいつもの環境と異なる場所から参加すると、インターネットにうまく繋がらずお待たせしてしまうことがあります。インターネット環境が整っているかどうか、事前にチェックしておきましょう。
また、周囲の声や音は、思っている以上に相手に聞こえています。可能な限り、周囲に人がいない、騒音のない静かな環境からオンライン会議ができるよう、会議室などのスペースを確保するなどの配慮も大事なことです」
【2】「上司より先に」は絶対！ではない。オンタイムで間に合えばOK
「遅刻は厳禁ですが、『5分前に行かなければいけない』『部下は上司より早く入室しなければいけない』などの絶対的な決まりはありません。開始時刻までに間に合えばOKです。ただし、完全なオンタイムで繋ぎ始めると、環境の不備などで『繋がらなかった』ということもあるので、2〜3分前くらい前に入室申請をしておくのが安心ですし、スムーズに会議を始められます。
一方で、オンライン会議を設定したホスト側は、10分くらい前に立ち上げ準備をしておくことが理想ですが、諸事情によりギリギリまで別の仕事をしなければならないこともあります。あまりに早めに入室申請があると、その時点でホストに通知が届くため、ホストの方に『お待たせして申し訳ない』などマイナスな感情や焦りなどが生じる可能性もあります。マナーとは『相手の立場に立つこと』ですから、その点でも入室はそこまで早くなくともいいと考えられます。
また、『上司よりも早めに入る』ということも、その意識は素晴らしいと思いますが、こちらも絶対的にそうしなければいけない、ということではないと考えます。マナーはお互い様です。上司側も、部下や後輩が自分よりも後に入室してきたからといって、それを大きな問題にするような度量の狭い人ではないはずです」
【3】退出の際は「上司より後に」でなくてOK
「先述のとおり、マナーはお互い様です。オンライン会議が日常の一部となった現在において、ほとんどの上司は『部下が自分より先に出たかどうか』を気にしないでしょう。もちろん、オンライン会議が終わった瞬間、我先にと退出するよりは、『上司が出た後に退出する』という心がけはあってもよいと思います。ただ、上司が残ってホストの方と話したい場合など、上司がなかなか退出しないことがあります。少し待ってみて退出しないようであれば、『お先に失礼します』と一言告げてから退出して、まったく問題ありません」
【4】背景は無難なものを
「最も無難な選択は『社名などが入った壁紙を制作し、設定する』です。難しい場合は、それぞれのサービスに元から入っているものの中から、仕事中にふさわしいシンプルな画像を選びましょう。
あまりにプライベート感がある写真や趣味の画像は、社風にもよりますが、基本的には避けたほうが良いでしょう」
【5】映像が止まってしまったら…
「少々待ってみて、ストップした状態が続くなら、オンライン会議内のチャットスペースにメッセージを残せるようであれば『電波状況が悪く一度退出します』などと書き、それもできないほど止まってしまっていたら、一度出て再度入り直しましょう。その後チャットスペースに書けそうな状況であれば『失礼しました、映像が止まり一度入室し直しました』などと残しておくとお互いに安心です。ただし、こちらも絶対にそうしなければならないということではありません。
同席している社内の人がいれば『映像が止まってしまったので入り直します』と、Slackなど他のチャットツールで二重でメッセージを送るのもおすすめです」
【6】いつもの会議より「オーバーリアクションめ」を心がけて
「オンライン会議でわかるのは小さな画面に映る上半身のみです。じっと無表情で聞いていると、話し手は『本当に聞いてくれているのかな？』と不安になりがち。リアクションは思っているよりオーバーめにするくらいが相手に伝わりやすく、良いコミュニケーションになりやすいです。話を聞きながらうなずく、『この話素敵だな』と思ったら拍手のリアクションをするなどを心がけると、オンライン会議が盛り上がっている感もあり、その場が明るく互いに良い気持ちになります」
